Hướng dẫn cho Người mới bắt đầu về Sơ đồ Luồng Dữ liệu

Hãy hỏi bất kỳ vận động viên giỏi hoặc giám đốc điều hành doanh nghiệp nào họ đã trở nên thành công như thế nào và họ sẽ cho bạn biết họ đã thành thạo một quy trình. Bằng cách tìm ra thói quen nào của họ dẫn tới thành công và thói quen nào ko dẫn tới thành công, họ đã cải thiện hiệu suất, hiệu quả và năng suất trong việc làm.

Nhưng việc triển khai một quy trình vào một doanh nghiệp, bộ phận hoặc thậm chí một nhóm là một động vật hoàn toàn khác so với việc mài giũa quy trình cá nhân của chính bạn. Với rất nhiều bộ phận đi lại, làm thế nào để bạn theo dõi từng khía cạnh của quy trình kinh doanh của mình và làm thế nào để bạn tinh chỉnh nó?

Sơ đồ luồng dữ liệu cung cấp một cách đơn thuần, hiệu quả để những tổ chức hiểu, hoàn thiện và triển khai những quy trình hoặc hệ thống mới. Chúng là những mô tả trực quan về quy trình hoặc hệ thống của bạn, vì vậy chúng giúp bạn dễ hiểu và dễ hiểu.

Trước lúc chúng ta đi sâu vào cách sơ đồ luồng dữ liệu mang thể giúp tinh chỉnh bất kỳ hệ thống hoặc quy trình nào của doanh nghiệp bạn, chúng ta hãy xem xét Sơ đồ Luồng Dữ liệu là gì

Nguồn hình ảnh

DFD trở nên phổ biến vào những năm 1970 và đã duy trì được việc sử dụng rộng rãi do dễ hiểu. Hiển thị trực quan cách thức hoạt động của một quy trình hoặc hệ thống mang thể thu hút sự sử dụng rộng rãi của mọi người và giải thích những khái niệm phức tạp tốt hơn so với những khối văn bản, vì vậy DFD mang thể giúp hầu hết mọi người nắm được logic và chức năng của hệ thống hoặc quy trình.

mang hai loại DFD – logic và vật lý. Biểu đồ logic hiển thị quá trình lý thuyết về việc di chuyển thông tin qua một hệ thống, như dữ liệu tới từ đâu, đi đâu, thay đổi như thế nào và kết thúc ở đâu.

Sơ thứ lý cho bạn thấy quy trình thực tế của việc di chuyển thông tin qua một hệ thống, như cách ứng dụng, phần cứng, tệp, nhân viên và khách hàng cụ thể của hệ thống của bạn ảnh hưởng tới luồng thông tin của nó.

Bạn mang thể sử dụng sơ đồ logic hoặc vật lý để mô tả cùng một luồng thông tin hoặc bạn mang thể sử dụng chúng kết hợp để hiểu một quy trình hoặc hệ thống ở cấp độ chi tiết hơn. Tuy nhiên, trước lúc bạn mang thể sử dụng DFD để hiểu luồng thông tin của hệ thống hoặc xử lý, bạn cần biết những ký hiệu hoặc ký hiệu tiêu chuẩn được sử dụng để mô tả nó.

Biểu tượng sơ đồ luồng dữ liệu

Biểu tượng Sơ đồ luồng dữ liệu là những ký hiệu được chuẩn hóa, như hình chữ nhật, hình tròn, mũi tên và nhãn văn bản ngắn, mô tả hướng luồng dữ liệu của một hệ thống hoặc quy trình, đầu vào dữ liệu, đầu ra dữ liệu, điểm lưu trữ dữ liệu và những quy trình phụ khác nhau của nó.

Mang bốn phương pháp ký hiệu phổ biến được sử dụng trong DFD: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM và Unified. Tất cả đều sử dụng cùng một nhãn và hình dạng tương tự để đại diện cho bốn yếu tố chính của DFD – thực thể bên ngoài, quy trình, kho dữ liệu và luồng dữ liệu.

Nguồn hình ảnh

Thực thể bên ngoài

Thực thể bên ngoài, còn được gọi là đầu cuối, nguồn, phần chìm hoặc tác nhân, là một hệ thống hoặc quy trình bên ngoài gửi hoặc nhận dữ liệu tới và đi từ hệ thống được sơ đồ hóa. Chúng là nguồn hoặc đích của thông tin, vì vậy chúng thường được đặt trên những cạnh của sơ đồ. những ký hiệu thực thể bên ngoài tương tự nhau trên những mô hình ngoại trừ Unified, sử dụng hình vẽ hình que thay vì hình chữ nhật, hình tròn hoặc hình vuông.

Quá trình

Quy trình là một thủ tục thao tác dữ liệu và luồng của nó bằng cách lấy dữ liệu tới, thay đổi nó và tạo ra kết quả đầu ra với nó. Một quy trình mang thể thực hiện điều này bằng cách thực hiện những phép tính và sử dụng logic để sắp xếp dữ liệu hoặc thay đổi hướng của nó. những quá trình thường bắt đầu từ phía trên bên trái của DFD và kết thúc ở phía dưới bên phải của sơ đồ.

Kho dữ liệu

những kho dữ liệu lưu giữ thông tin để sử dụng Tương lai, tương đương một tệp tài liệu đang chờ xử lý. Dữ liệu đầu vào chảy qua một quá trình và sau đó qua một kho dữ liệu trong lúc đầu ra dữ liệu chảy ra khỏi một kho dữ liệu và sau đó qua một quá trình.

Dòng dữ liệu

Luồng dữ liệu là đường dẫn thông tin của hệ thống lấy từ những thực thể bên ngoài thông qua những quá trình và kho dữ liệu. Với những mũi tên và nhãn ngắn gọn, DFD mang thể hiển thị cho bạn hướng của luồng dữ liệu.

Trước lúc bắt đầu lập sơ đồ luồng dữ liệu, bạn cần tuân theo bốn phương pháp hay nhất để tạo DFD hợp lệ.

1. Mỗi quy trình nên mang ít nhất một đầu vào và một đầu ra.

2. Mỗi kho dữ liệu nên mang ít nhất một luồng dữ liệu vào và luồng dữ liệu ra.

3. Dữ liệu được lưu trữ của một hệ thống phải trải qua một quá trình.

4. Tất cả những quy trình trong DFD phải liên kết với một quy trình hoặc kho dữ liệu khác.

những cấp độ của sơ đồ luồng dữ liệu

DFD mang thể bao gồm từ tổng quan đơn thuần tới phức tạp, đại diện chi tiết của một hệ thống hoặc quy trình với nhiều cấp, bắt đầu từ cấp 0. DFD trực quan và phổ biến nhất là DFD cấp 0, còn được gọi là sơ đồ ngữ cảnh. Chúng là những tổng quan cấp cao, dễ tiêu hóa về luồng thông tin thông qua một hệ thống hoặc quy trình, vì vậy hầu như ai cũng mang thể hiểu được.

Cấp độ 0: Sơ đồ ngữ cảnh

Mức DFD này tập trung vào những quy trình hoặc chức năng hệ thống cấp cao và những nguồn dữ liệu tới hoặc đi từ chúng. Biểu đồ mức 0 được thiết kế để trở thành những tầm nhìn tổng quan đơn thuần, dễ hiểu về một quá trình hoặc hệ thống.

Cấp độ 1: Quá trình phân hủy

Mặc dù DFD cấp một vẫn là những tầm nhìn tổng quan về một hệ thống hoặc quy trình, nhưng chúng cũng chi tiết hơn – chúng chia nhỏ nút quy trình đơn lẻ của hệ thống thành những quy trình con.

Cấp độ 2: Lặn sâu hơn

Cấp độ tiếp theo của DFD thậm chí còn đi sâu hơn vào chi tiết bằng cách chia nhỏ từng quy trình cấp một thành những quy trình con chi tiết.

Cấp độ 3: Độ phức tạp ngày càng tăng

DFD cấp 3 trở lên là ko phổ biến. Điều này phần lớn là do số lượng chi tiết được yêu cầu, điều này làm mất đi mục đích dễ hiểu ban đầu của nó.

Ví dụ về Sơ đồ Luồng Dữ liệu

những chuyên gia trong những ngành khác nhau, như kỹ thuật ứng dụng, CNTT, thương mại điện tử và quản lý & thiết kế sản phẩm, mang thể sử dụng DFD để hiểu rõ hơn, tinh chỉnh hoặc triển khai một hệ thống hoặc quy trình mới.

Nhưng biểu đồ luồng dữ liệu trông như thế nào trong thực tế – và nó giúp ích gì cho doanh nghiệp của bạn? Dưới đây là ba ví dụ để giúp ngữ cảnh hóa tác động của DFD.

1. DFD mức 0

Nguồn hình ảnh

DFD Cấp 0 này cung cấp một bản đồ ngữ cảnh của một nền tảng giao dịch chứng khoán. Dữ liệu chảy theo một hướng từ trợ lý dịch vụ khách hàng và nhà môi giới tới nền tảng và theo hai hướng từ khách hàng tới nền tảng và ngược lại.

2. DFD cấp một

Nguồn hình ảnh

DFD Cấp một này chia nhỏ quy trình khách hàng chi tiết hơn, tăng thêm quy trình này để bao gồm tạo tài khoản, rút ​​tiền mặt và giao dịch chứng khoán cuối cùng.

3. DFD cấp 2

Nguồn hình ảnh

DFD Cấp 2 này phân tách quy trình “Đặt hàng” để ngữ cảnh hóa những bước cần thiết để đặt hàng – bởi một khách hàng hoặc một nhà môi giới. Nó thậm chí còn chiếm một trung tâm trao đổi chứng khoán của bên thứ ba, nơi những chi tiết giao dịch được chuyển tiếp sau lúc đặt hàng.

>> Xem thêm:

một. sắm một hệ thống hoặc quy trình.

Bắt đầu bằng cách sắm một hệ thống hoặc quy trình cụ thể mà bạn muốn phân tích. Mặc dù bất kỳ hệ thống hoặc quy trình nào cũng mang thể được biến thành DFD, nhưng quy trình càng lớn thì sơ đồ càng phức tạp và càng khó theo ngữ cảnh hơn. Bất cứ lúc nào mang thể, hãy bắt đầu với một chức năng hoặc quy trình nhỏ mà bạn đang muốn cải thiện.

2. Phân loại những hoạt động kinh doanh liên quan.

Tiếp theo, phân loại tất cả những hoạt động liên quan tới quá trình này thành những thực thể bên ngoài, luồng dữ liệu, quy trình và kho dữ liệu.

Xem xét một hệ thống đặt thức ăn nhà hàng. Khách hàng là thực thể bên ngoài, hệ thống đặt món ăn là một quá trình, và sự tương tác giữa khách hàng và hệ thống (đi theo cả hai hướng) là dòng chảy.

Cũng đáng sử dụng rộng rãi? Hệ thống đặt hàng đóng vai trò như một kho lưu trữ dữ liệu, vì vậy đối với mô hình SSADA, điều này mang nghĩa là vẽ nó như một hình chữ nhật với những góc tròn với hai đường ngang bên trong để thể hiện chức năng kép của nó.

3. Vẽ DFD ngữ cảnh.

hiện tại là lúc bắt đầu vẽ. DFD mang thể được tạo bằng tay, sử dụng những mẫu miễn phí mang sẵn trực tuyến hoặc thông qua tiện ích tăng thêm của trình duyệt.

Bắt đầu với DFD đơn thuần, Cấp 0: Bắt đầu với quy trình hoặc hệ thống của bạn, sau đó ánh xạ tất cả những kết nối và luồng cơ bản.

4. Kiểm tra việc làm của bạn.

Trước lúc đi sâu vào những DFD phức tạp hơn, hãy kiểm tra việc làm bạn đã làm để đảm bảo rằng nó chính xác và đầy đủ. Nếu bạn đã bỏ lỡ (hoặc thêm) một quy trình, thực thể hoặc quy trình, DFD cấp tiếp theo của bạn mang thể ko mang ý nghĩa và bạn mang thể buộc phải bắt đầu lại.

5. Tạo sơ đồ con.

Đối với mỗi quy trình hoặc hệ thống được mô tả trong DFD Cấp 0 của bạn, hãy tạo một sơ đồ con mới với những thực thể và luồng của riêng nó. Cuối cùng, bạn mang thể sử dụng những sơ đồ con này để kết nối những quy trình với nhau.

6. Tăng thêm quy trình thành DFD cấp một.

Sử dụng sơ đồ con của bạn, bạn nên lập bản đồ những kết nối sâu hơn giữa mỗi quá trình. Trong trường hợp ví dụ về nhà hàng của chúng tôi, điều này mang thể mang nghĩa là đào sâu hơn vào hệ thống đặt hàng thực phẩm và kết nối của nó với những nhà cung cấp, quản lý, khách hàng và nhân viên nhà bếp.

7. Lặp lại lúc cần thiết.

Mỗi quy trình – bất kể lớn hay nhỏ – đều mang thể được nghĩ tới lại dưới dạng sơ đồ ngữ cảnh Cấp 0 và chu trình mang thể bắt đầu lại. Lặp lại những bước này nếu cần để tạo nhiều DFD theo yêu cầu hoặc chia nhỏ những quy trình để phát triển DFD Cấp 2, 3, v.v.

Hoàn thiện quy trình của bạn

Mặc dù ko mang loại gọi là sơ đồ luồng dữ liệu “tuyệt vời”, nhưng thực hành liên tục mang thể giúp hợp lý hóa quy trình và cung cấp thông tin chi tiết trọng yếu về những gì đang hoạt động, những gì ko và nơi doanh nghiệp của bạn mang thể thực hiện những cải tiến mang lại tác động lớn nhất.

Đặt cược tốt nhất của bạn? Hãy nhớ quy tắc: Giữ cho nó đơn thuần. Bắt đầu với ngữ cảnh, xây dựng những quy trình được kết nối và lặp lại lúc cần thiết để ánh xạ những kết nối, luồng và thực thể chính trong tổ chức của bạn.

Qua bài viết trên Alo Công Nghệ hy vọng sẽ mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về Sơ đồ Luồng Dữ liệu. Dù cho những bạn mới bắt đầu cũng sẽ dễ dàng hiểu được chính xác về sơ đồ dữ liệu là gì. Nếu muốn tìm hiểu thêm những thuật ngữ hay các phần mềm khác, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.